5Why?! – Beispiel – Zeitlinie HR-Berichte

Symptom
Die Monatsberichte des Personalbereichs werden am 20. des Folgemonats an die Geschäftsleitung verteilt; oft kommen sie sogar noch einige Tage später. Es wäre aber wichtig, diese bereits früher zu haben, um das GL-Meeting am 23. sinnvoll vorbereiten und ggf. auf die Erkenntnisse schneller reagieren zu können.

Ziele
Es geht erstmal um die Beschleunigung der Handlungsfähigkeit der Geschäftsleitung. Wie die Antworten unten zeigen, geht es aber zudem auch darum, den administrativen Aufwand und den durch (Nicht-) Abstimmungen entstehenden Frust zu reduzieren. Beides macht das Unternehmen effektiver und schneller, neudeutsch: agiler.

Ausgangsfrage
Warum werden die HR-Berichte erst am 20. Tag des Folgemonats verteilt?
Auf diese Frage folgt eine Reihe von Analysen, um das Problem zu lokalisieren und die Ursachen klar zu benennen. Die Aktionen sind aufgrund der identifizierten spezifischen Ursachen fast zwingend, jedenfalls einfach festzulegen – wenn auch manchmal schwierig umzusetzen.

Beispiele für nachfolgende Fragen:
  • Warum sind die Standortdaten erst am 6. Tag fällig?
  • Warum braucht es zwei Tage für die Zusammenführung und Validierung der Daten?
  • Warum brauchen die Grafiken Nacharbeit?
  • Warum braucht die Abstimmung in HR fünf Tage?
  • Und so weiter....

In diesem Beispiel wurde als einer der Gründe erkannt, dass die Abstimmung zwischen Erstellern der Berichte und Grafiken und den Verantwortlichen für die Präsentation zu lange dauert, u.a. weil es keine Standards für die Grafiken gibt und dies zu mehreren Schleifen mit Änderungen und Korrekturen führt.

Solche Standards einzuführen, um die laufende Erstellung zu beschleunigen, wäre eine passende Aktion, die die Prozesszeit verkürzt und gleichzeitig die Arbeit miteinander erleichtert sowie unnötiges Frustpotenzial beseitigt.

Wie bieten Ihnen an:
  • Praktische Schulungen in 5Why?! Methodik
  • Einführung der Methode in ihrem Unternehmen
  • Aufbau eines Wissenspools bei Nutzung von 5Why?!
  • Coaching der Führungskräfte
  • Begleitung von einzelnen Projekten

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