5Why?! – Beispiel – Forderungsmanagement

Symptom
Die Zahlungskonditionen in unseren AGB und auf den Rechnungen werden mit "14 Tage netto" angegeben, wobei Ausnahmen möglich sind. Im Durchschnitt gehen die Zahlungen aber erst 35 Tage nach Lieferung der Ware ein.

Ziele
Das finanzielle Ziel ist die Reduktion der ausstehenden Forderungen und damit die (kurzfristige) Verbesserung der Liquidität. Damit werden auch Ausfallrisiken verringert, aber wichtiger ist noch, dass Fehlerquellen identifiziert und bereinigt werden. Das verbessert auch intern wie extern das Auftreten und die Wahrnehmung des Unternehmens.

Ausgangsfrage
Warum werden unsere Rechnungen im Schnitt erst 35 Tage nach Lieferung bezahlt?
Auf diese Frage folgt eine Reihe von Analysen, um das Problem zu lokalisieren und die Ursachen klar zu benennen. Die Aktionen sind aufgrund der identifizierten spezifischen Ursachen fast zwingend, jedenfalls einfach festzulegen – wenn auch manchmal schwierig umzusetzen.

Beispiele für nachfolgende Fragen:
  • Warum fallen Liefer- und Rechnungsdatum auseinander?
  • Wie viele abweichende Sonderkonditionen werden gegeben?
  • Wer gewährt diese Sonderkonditionen?
  • Warum gewährt Berater A längere Zahlungsziele?
  • Warum erhält Kunde 4 ein Zahlungsziel von 90 Tagen?
  • Warum wurde in 14 Fällen die Rabatthöhe auf der Rechnung beanstandet?
  • Warum ist die Sondervereinbarung nicht im Rechnungssystem hinterlegt?
  • Und so weiter....

In diesem Beispiel wurde als einer der Gründe erkannt, dass Rechnungen zurückgewiesen werden, weil Sonderkonditionen nicht im Rechnungssystem hinterlegt wurden. Grund ist, dass die neu-vereinbarten Konditionen nicht übernommen wurden. Sie wurden zwar per eMail an die Rechnungsabteilung übermittelt, aber es wurde nicht nachgehalten, ob die Änderung tatsächlich erfolgte.

Die Aktionen hierfür sind offensichtlich:

  • Die Sonderkonditionen müssen vollständig in das System eingepflegt werden.
  • Bei der nächsten Änderung der Konditionen ist in der Checkliste nachzuhalten, dass diese im System übernommen wurden.
  • Die reklamierenden Kunden sind zu informieren, damit die eine positive Rückmeldung (wir haben geprüft und gehandelt) erhalten.

Damit wird nicht nur das aktuelle Problem adressiert, sondern systematisch die Ursache beseitigt.

Wie bieten Ihnen an:

  • Praktische Schulungen in 5Why?! Methodik
  • Einführung der Methode in ihrem Unternehmen
  • Aufbau eines Wissenspools bei Nutzung von 5Why?!
  • Coaching der Führungskräfte
  • Begleitung von einzelnen Projekten

KONTAKT...

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